やることが雪だるま式に膨らむと、人は「何から手をつけるべきか」が見えにくくなります。対処の順序はシンプルです。①全部出す → ②仕分け → ③分解 → ④見積もり → ⑤優先順位 → ⑥見える化。本記事は、現場でそのまま使える手順とテンプレをまとめました。
1. 2分で全部出す：ブレインダンプ
考える前に、まずは頭の中を“外”に出すのが最速です。タイマーを2分に設定し、紙やメモに箇条書きで一気に書き出します。順番・正確さ・重複は気にしません。
- コツ：動詞から書く（例「請求書を送る」「◯◯さんに日程返信」）。
- 禁止：この段階で優先順位を考えない。消さない。整えない。
2. 3つの箱で仕分け：「いま／あとで／捨てる」
書き出した項目を3つの箱に素早く入れます。
- いま：期限が近い・他人の待ちが発生・自分の詰まりを解消する。
- あとで：今日でなくてよい・調査や構想など時間の器が必要。
- 捨てる：やらなくてよい・目的に貢献しない・慣習で続けていただけ。
ポイント：「捨てる」は最強の時短。やらない決断を必ず入れる。
3. タスクは「成果物」単位に分解（WBSライト）
「〜について考える」は作業になりません。成果物（アウトプット）が明確な単位まで分解します。
- ゴール → 成果物 → 作業の順に下りる。
- 作業は30〜90分で終わる粒度に分割。
- 依存関係（誰かの返事・素材待ち）を必ず書く。
4. S/M/Lでラフ見積もり（時間の大きさだけ見る）
厳密な見積もりより、まずは大きさ感が重要。以下でラベル付けします。
- S：〜30分
- M：30〜90分
- L：90分超（→割る対象）
5. 優先順位スコアで並べ替え
以下の要素を合計して優先順位を決めます。
- 価値：売上・顧客影響・品質向上に直結（1〜3点）
- 緊急：締切の近さ・待たせている相手の有無（1〜3点）
- 依存解消：先に片付けると他が進む（0 or 1点）
- サイズ：S=0 / M=1 / L=2（ペナルティとして減点）
上位のものから着手。Lで上位に来たら分割して再採点します。
6. 見える化ボード＆WIP制限
「ToDo / Doing / Done」の3列で管理します。Doing列は最大2枚までに制限。
- Doneの可視化：終わったカードを残し、達成感を見える化。
- ルール：割り込みはタイマー終了後に評価。進行中を止めない。
7. 進め方：タイムボックス＋ミニレビュー
- 25-5法：25分集中→5分休憩を1セット。
- ミニレビュー：合間に「進捗／障害／次の一手」を30秒で更新。
- 完了定義：「提出できる」「依頼できる」状態を明文化。
8. 焦りを鎮める60秒ルーチン
- 姿勢：坐骨で座り、肩を下げ、視線を10度下げる。
- 呼吸：鼻から4秒吸って口から6秒吐く × 6回。
- 仕上げ：両手をこすり首筋に当てて10秒。
9. 依頼調整の言い回し
- 期日調整：「今週は◯◯対応があり、◯日までに着手→◯日に納品でよろしいですか？」
- 最小可用：「まずドラフト版を本日中に共有→確認後に仕上げます。」
- 断り：「目的に対する効果が薄く、◯◯の代替案なら同じ効果で短時間です。」
10. コピペ用テンプレート集
【2分で全部書く】 ・ ・ ・
■目的： ■成果物： ■作業ステップ： ■依存関係： ■サイズ：S/M/L ■期限： ■担当： ■完了の定義： ■次の最小行動：
11. まとめ
- 詰まったらまず外に出す（2分ダンプ）。
- 作業は成果物単位×30〜90分に割る。
- S/M/L見積＋スコア化で順番が決まる。
- カンバン＆WIP制限で同時着手を減らす。
- 焦りは4-6呼吸で60秒リセット。
完璧より着手。今日の3つだけをカードにして、25分×2セットから始めてみてください。
